O que pode ser medido, pode ser melhorado!

“O que pode ser medido, pode ser melhorado”, Peter Drucker, 1909-2005.

A frase é de Peter Drucker e faz parte de um conjunto de ensinamentos deixados pelo pai da administração moderna. Professor, escritor e consultor empresarial, faleceu em 2005 aos 96 anos e hoje ocupa o posto de grande pensador da era da globalização.

Entre seus ensinamentos, a importância de se ter dados confiáveis para a tomada de decisões já está bastante consolidada e pode determinar o que pode ser melhorado a partir de indicadores de qualidade, produtividade, financeiros, entre outros.

Essas ideias, embora tenham sido citadas no século passado, são atemporais e seus conceitos continuam sendo aproveitados no atual modelo de Gestão 4.0. A ideia do “Medir para controlar, controlar para gerenciar” é bastante útil no que diz respeito ao acompanhamento de atividades, melhoria contínua de processos e, principalmente, no aumento da produtividade e qualidade do que se pretende medir.

Com base na imagem acima, podemos observar o ciclo com as etapas do PDCA, que juntas trarão como resultado um fluxo de melhoria contínua nos processos que se deseja medir. O PDCA é uma metodologia amplamente difundida para gestão e melhoria de processos, que pode ter seu ciclo resumido da seguinte maneira:

• PLAN (planejar): A primeira etapa deste ciclo consiste em entender o processo e definir o que será medido. Esta definição deve considerar diversos critérios, como o atendimento à legislação, a satisfação do cliente, os requisitos internos, os objetivos e metas da organização, etc.

• DO (fazer): Hora de executar o plano! Momento de extrair os dados necessários para o gerenciamento desejado. O que está certo? O que está errado? O que atende e o que não atende os critérios estabelecidos pela organização?

• CHECK (checar): Verificar se os processos estão sendo realizados conforme o planejado.

• Act (agir): Dados extraídos! Evidências coletadas! Com esses resultados da execução, é possível analisar onde há desvios, gargalos, não conformidades e aplicar ações de melhoria.

Em resumo, defina os processos e seus respectivos controles, execute-os e faça a checagem para garantir que estão sendo realizados conforme o planejado e ao final proponha as ações de melhoria.

Este ciclo é de extrema importância, pois permite avaliar a ocorrência de possíveis desvios e a necessidade de tomada de decisões corretivas ou evolutivas. Esta verificação normalmente é feita através de auditorias, inspeções e vistorias.

Mas como tirar esses conceitos teóricos do “papel” e coloca-los em prática?

Uma maneira bem simples de facilitar este processo e garantir a verificação de todos os critérios estabelecidos no planejamento é desenvolver checklists ou lista de verificações com todos os elementos que se deseja medir. E foi pensando nisto, para entregar para as empresas um sistema de gestão, que criamos o Loopie, um software que auxiliará a sua empresa a aplicar da melhor maneira possível toda a rotina de verificação necessária para que além de pôr em prática todos os conceitos já mencionados, consiga também proporcionar tantos outros benefícios alcançados através de um fluxo de melhoria contínua.

De acordo com William Edwards Deming (1900-1993) “Sem dados, você é apenas uma pessoa qualquer, com uma opinião”.

Uma organização que mantém seus processos sob controle garante redução nas perdas, aumento da lucratividade, redução no desperdício, aumento da produtividade, atendimento a requisitos legais e de clientes e a satisfação dos consumidores. Isso porque a organização possui dados para opinar de forma estratégica no crescimento do negócio.